【電話応対のマナー】元キャビンアテンダントが上質なビジネスマナーを伝授！

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How to Use Keigo Over the Phone

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お電話ありがとうございます。
T 出版でございます。
AB 商事企画部田中様でいらっしゃいますね。
いつもお世話になっております。
第一営業部の山本でございますね。
かしこまりました。
少々、お待ちいただけますでしょうか。
お疲れ様でございます。
第二営業部の佐藤です。
ただいま外線一番に、 AB 商事企画部田中様から、お電話が入りました。
よろしくお願いいたします。
皆さん、こんにちは、穴田でございます。
それでは、今のシーンを振り返りながら、
好感の持てる電話応対のポイントについてお伝えしていきます。
電話応対において一番大切なポイントは、「自分は会社の代表である」という心構えです。
電話をかける時も、受ける時も、この点をしっかり意識して応対するようにしましょう。
まず一つ目は、お客様を待たせないということです。
そのためには、必ずスリーコール以内に電話に出るようにしましょう。
もし、取れなかった場合には、「お待たせいたしました」という一言を忘れずに。
正確さも、お客様にとっては大切なポイントです。
必ず復唱し、メモを取るようにしましょう。
通話直後の言葉も聞き漏らさないように、
受話器を取ってから、通話ボタンを押す。
受話器を取ると同時に、ペンを持つといったことも心がけましょう。
また、取り次ぎの際、
時々保留ボタンを使わずに受話器を手で押さえただけで、取り次ぐ方がいます。
これは、案外聞こえてしまうものです。
スマートな電話応対をするなら、必ず保留ボタンを使うようにしてください。
そして最後に、好感の持てる電話応対に欠かせないポイント。
それは、笑顔です。
電話は声だけのコミュニケーションツールですが、実は全て伝わってしまいます。
姿勢を正して、笑顔で応対することです。
声の張りやトーンが全く変わります。
目の前にお客様がいると思って、応対するようにしてください。
今回の上質ポイントは…
お客様の名前を言う際に、ポーズを取るということです。
例えば、「田中様ですね」ではなく、「田中様、ですね」という風に、
お客様の名前の後に、少し間合いを空けます。
そうすることで、あなたがお客様を大切に思っているという気持ちが伝わります。
電話応対に慣れてきたら、ぜひ実践してみてください。

お電話ありがとうございます。

ござい

ありがとう

電話
T 出版でございます。

ござい

出版
AB 商事企画部田中様でいらっしゃいますね。

田中

様

いらっしゃい

企画

部

商事
いつもお世話になっております。

いつも

お世話
第一営業部の山本でございますね。

山本

営業

第

一

部
かしこまりました。

かしこまり
少々、お待ちいただけますでしょうか。

いただけ

少々

お待ち
お疲れ様でございます。

ござい

お疲れ様
第二営業部の佐藤です。

佐藤

営業

第

二

部
ただいま外線一番に、 AB 商事企画部田中様から、お電話が入りました。

ただいま

様

企画

一

電話

番

入り

部

商事

外線
よろしくお願いいたします。

よろしく

お願い
皆さん、こんにちは、穴田でございます。

ござい

穴

こんにちは

田

皆さん
それでは、今のシーンを振り返りながら、

振り返り

今

それでは

ながら

シーン
好感の持てる電話応対のポイントについてお伝えしていきます。

について

応対

電話

ポイント

持てる

好感
電話応対において一番大切なポイントは、「自分は会社の代表である」という心構えです。

という

一番

代表

応対

会社

自分

大切

電話

ポイント

において

心構え
電話をかける時も、受ける時も、この点をしっかり意識して応対するようにしましょう。

ましょ

受ける

しっかり

点

意識

時

応対

かける

電話
まず一つ目は、お客様を待たせないということです。

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一つ

目

お客様
そのためには、必ずスリーコール以内に電話に出るようにしましょう。

ましょ

以内

必ず

出る

電話

スリー

コール
もし、取れなかった場合には、「お待たせいたしました」という一言を忘れずに。

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場合

一言
正確さも、お客様にとっては大切なポイントです。

正確

大切

お客様

にとって

ポイント
必ず復唱し、メモを取るようにしましょう。

ましょ

必ず

取る

復唱
通話直後の言葉も聞き漏らさないように、

聞き漏らさ

直後

言葉

通話
受話器を取ってから、通話ボタンを押す。

受話器

押す

ボタン

取っ

通話
受話器を取ると同時に、ペンを持つといったことも心がけましょう。

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受話器

取る

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同時に

心がけ
また、取り次ぎの際、

際

取り次ぎ
時々保留ボタンを使わずに受話器を手で押さえただけで、取り次ぐ方がいます。

使わ

方

受話器

取り次ぐ

手

時々

ボタン

押さえ

保留
これは、案外聞こえてしまうものです。

しまう

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スマートな電話応対をするなら、必ず保留ボタンを使うようにしてください。

必ず

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スマート

ください

使う

電話

ボタン

保留
そして最後に、好感の持てる電話応対に欠かせないポイント。

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最後

そして

応対

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ポイント

持てる

好感
それは、笑顔です。

笑顔
電話は声だけのコミュニケーションツールですが、実は全て伝わってしまいます。

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実は

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全て

声

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コミュニケーション

ツール
姿勢を正して、笑顔で応対することです。

正し

笑顔

応対

姿勢
声の張りやトーンが全く変わります。

全く

声

変わり

張り

トーン
目の前にお客様がいると思って、応対するようにしてください。

思っ

応対

前

ください

目

お客様
今回の上質ポイントは…

今回

ポイント

上質
お客様の名前を言う際に、ポーズを取るということです。

という

際

言う

取る

名前

お客様

ポーズ
例えば、「田中様ですね」ではなく、「田中様、ですね」という風に、

田中

例えば

様

風
お客様の名前の後に、少し間合いを空けます。

後

少し

名前

お客様

空け

間合い
そうすることで、あなたがお客様を大切に思っているという気持ちが伝わります。

思っ

気持ち

あなた

大切

お客様
電話応対に慣れてきたら、ぜひ実践してみてください。

応対

実践

ください

電話

慣れ